In der Hauptfunktion Administration werden alle wichtigen Einstellungen für die Benutzerverwaltung, DMS Teamwork, die Systemeinstellungen, die Betriebsstätte, die E-Mailverwaltung und das Archiv vorgenommen.



In diesem Kapitel wird der Menüpunkt System erläutert.


Manchmal reichen die Standarddatenfelder im Programmbereich Kontakte nicht, um alle benötigten Informationen festzuhalten. Daher können prima!-Anwender eigene Datenfelder erfassen.


Benutzerdefinierte Felder erfassen

Klicken Sie in der Menüleiste auf die Programmfunktion Administration.

Wählen Sie dann im Abschnitt System den Menüpunkt Benutzerdefinierte Felder für Kontakte verwalten.


Nach dem Aufruf sehen Sie das Fenster Benutzerfelder.


Der Abschnitt "Geschäftsobjekte für benutzerdefinierte Felder"

Insgesamt können 30 benutzerdefinierten Felder in diesem Programmbereich erfasst werden. Diese sind auf drei Abschnitte (Geschäftsobjekte) je 10 Felder aufgeteilt.


Die Standardnamen Benutzerdefinierte Felder, Weitere benutzerdefinierte Felder und Weitere benutzerdefinierte Felder (2) können verändert werden. Dazu klicken Sie in einer der drei Zeilen auf die Bezeichnung in der Spalte Eigene Bezeichnung.

In unserem Beispiel klicken wir auf das Wort Benutzerdefinierte Felder in der Zeile Kontakte.



  1. Benennen Sie Ihren Abschnitt (Geschäftsobjekt) nach Ihren Wünschen. In diesem Beispiel benennen wir den neuen Abschnitt im Kontaktmanagement "Meine Kunden-Daten". Diese Bezeichnung wird im Kontaktmanagement wiedergegeben, während das Feld "hinter den Kulissen" weiterhin Benutzerdefinierte Felder heißt.
  2. Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf OK.



  1. Markieren Sie die umbenannte Zeile.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Mit diesem Schritt fügen Sie die gewünschten neuen Datenfelder dem Abschnitt hinzu.



Im folgenden Formular mit den Namen Benutzerdefinierte Felder machen Sie folgende Angaben:


  1. Bezeichnung des Felds (dies ist eine Pflichtangabe)


  1. Wählen Sie, welchen Datentyp das Feld hat.
    Hinweis: Wenn ein Feld den Typ Text hat, können Sie eine Auswahlliste mit zulässigen Werten erstellen, die als Dropdown-Liste eingeblendet wird.


  1. Legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.


  1. Der Standardwert wird eingesetzt, wenn der Anwender nichts in das Feld einträgt.


  1. Tipp: Erstellen Sie eine Auswahlliste in der Sie die auswählbaren Werte selber bestimmen, indem Sie die Checkbox Nur erlaubte Werte zulassen aktivieren. Nun können Sie über Hinzufügen die Werte eintragen, die in Ihrer Auswahlliste erscheinen sollen. Der Vorteil ist, dass die Feldinhalte konsistent sind und keine Eingabefehler vorkommen können. Ist diese Checkbox aktiviert, können Sie zusätzlich bestimmen, ob mehrere Werte aus der Auswahlliste gewählt werden können. Aktivieren Sie dazu die  Checkbox Mehrfachauswahl erlauben.


  1. Diese Funktion steht in der aktuellen prima! Version noch nicht zur Verfügung. 
    Perspektivisch: Um den Feldinhalt in Ihren Beleglayouts verwenden zu können, geben Sie hier einen Platzhalternamen ein. Der Platzhalter wird in der Belegvorlage in geschweifte Klammern gesetzt. Anstelle der selbstgewählten Bezeichnung können Sie auch {Benutzerdefiniertes_Feld_3} als Platzhalter für das unten abgebildete Feld verwenden.


In unserem Beispiel möchten wir ein einfaches Feld für die Eingabe unserer Mitgliedsnummer in den Kontaktakten einrichten.


Hier sehen Sie, wie ein Feld mit Auswahlliste angelegt wird. Nach dem Speichern wird das Feld in der Übersicht der benutzerdefinierten Felder angezeigt  und kann verwendet werden. 


Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die grüne Diskette.



Erfassen Sie alle gewünschten zusätzlichen Datenfelder für Ihre Kontaktakten In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie, dass 5 benutzerdefinierte Felder für den Abschnitt Meine Kunden-Daten erfasst wurden.



Am unteren Bildschirmrand finden Sie Schaltflächen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Feldern. Darüber hinaus können Sie die Reihenfolge, in der die Felder im Abschnitt (Geschäftsobjekt) angezeigt werden, verändern.





Benutzerdefinierte Felder in Kontakten einblenden

Öffnen Sie einen Kontakt und klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Formularbereich. Das Kontextmenü gibt Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder einzublenden.

Unter Geschäftsobjekte 11-20 finden Sie Benutzerdefinierte Felder, bzw. es wird der Name Ihres neuen Abschnitts angezeigt.

Aktivieren Sie den neuen Abschnitt (Geschäftsobjekt) mit einem Klick.



Daraufhin wird der neue Abschnitt in allen Kontaktakten eingeblendet und Ihre benutzerdefinierten Datenfelder angezeigt.

Bitte beachten Sie: Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern werden in einem bereits geöffneten Kontakt nicht direkt sichtbar, sondern erst, wenn Sie den Kontakt schließen und erneut öffnen.



Warnung vor Pflichtfeldern in benutzerdefinierten Feldern 

Falls Sie ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld markieren, müssen Sie bei der Angabe von Kontaktdaten immer das Geschäftsobjekt mit Ihren benutzerdefinierten Feldern einblenden und immer die Pflichtangaben tätigen.Wenn Sie das unterlassen, können Sie das Formular des betreffenden Kontakts nicht speichern. Ihre neu gemachten Eingaben gehen verloren.