Bild zu Dr. med. Andreas Kilhey
Dr. med. Andreas Kilhey

Facharzt für Innere Medizin

Dr. med. Andreas Kilhey

Herr Dr. Kilhey, beschreiben Sie uns kurz Ihre Praxis?
Dr. Andreas Kilhey: Wir sind mit 4.500 Patientinnen und Patienten im Quartal eine große internistische Hausarztpraxis in Hamm, die seit 1993 besteht. Bei uns arbeiten drei Ärzte und dreizehn Medizinische Fachangestellte. Wir haben eine Praxismanagerin, die halbtags bei uns beschäftigt ist.

 

Das Aufgabenmanagement in der Praxismanagementsoftware prima! ist für mich der entscheidende Punkt gewesen.

 

Warum braucht Ihre Praxis eine Praxismanagementsoftware?
Bei uns fällt täglich eine Menge Verwaltungsarbeit und Organisation an. Ich habe nach einer Lösung gesucht, die uns dabei unterstützt, die Aufgaben besser zu strukturieren. Das Aufgabenmanagement in der Praxismanagementsoftware prima! ist für mich der entscheidende Punkt gewesen. Dort kann ich kleine und große Aufgaben eintragen und diese immer weiter fortführen.
Ich gebe meiner Mitarbeiterin eine Aufgabe, beispielsweise „kümmere dich mal um den Einkauf von bestimmten medizinischen Produkten“. Die Firmen trage ich in diese Aufgabe mit ein. Den Fortgang der Aufgabe kann man immer wieder dokumentieren. Jeder, der an dieser Aufgabe arbeitet, hinterlässt einen Kommentar zum aktuellen Stand. So müssen wir intern nicht unnötig kommunizieren. Außerdem sehe ich sofort, wie weit diese Aufgabe fortgeschritten ist.

In unserer Praxis fallen wirklich viele Aufgaben an – von etwas Kleinem bestellen, bis hin zu großen Projekten, wie die Renovierung eines Raumes oder das Einführen eines neuen Abrechnungssystems. Davor haben wir das mit einer Zettelwirtschaft gelöst, durch die hinterher keiner mehr durchgeblickt hat. Jetzt kann ich endlich regelmäßig dokumentieren, welche Aufgaben vorliegen und in welchem Stadium diese sind.

Verschiedene Dienstleister, wie beispielsweise Handwerker, können wir alle im Kontaktmanagement hinterlegen. Das ist für mich ein gutes Tool, mit dem wir unsere Ansprechpartner sortieren. Durch die Software sind wir alle informiert.

Was hat vorher nicht so gut geklappt, was jetzt mit prima! besser funktioniert?
Das entscheidende Problem waren nicht erledigte Aufgaben. Wir haben täglich eine Besprechung und alle drei Monate ein längeres Meeting. Dort werden Aufgaben verteilt. Wenn diese nicht sofort in einer digitalen Form festgehalten werden, also wann sie starten sollen und wer dafür verantwortlich ist, werden sie oft vergessen. Das lag daran, dass sie nicht systematisch erfasst worden sind. Mit prima! geht das wirklich sehr gut. Wir haben die Software auf jedem Arbeitsplatz installiert und man kann von überall, auch von zu Hause aus, die Aufgaben einsehen und daran weiterarbeiten. Ich habe dadurch so viele Aufgaben erledigen können, weil ich sie mir jeden Morgen wieder aufrufen kann. Vorher hatten wir alles Mögliche: Zettel, Worddateien, Exceldateien. Das war alles sehr unsystematisch.

 

Die entsprechenden Kontakte ziehe ich einfach in eine Aufgabe rein.

 

Wofür setzen sie prima! noch ein?
Das Aufgabenmanagement habe ich ja genannt. Darüber hinaus kann ich super Firmendaten abspeichern. Das machen wir im Kontaktmanagement. Dort speichern wir Personen und Gesellschaften und ordnen diese dann den Aufgaben zu. Die entsprechenden Kontakte ziehe ich einfach in eine Aufgabe rein.

Außerdem nutze ich gerne die Möglichkeit, meine Mails zu verwalten. Über mein Mailprogramm bekomme ich eine E-Mail, diese kann ich dann in prima! einer Firma oder einer Aufgabe zuordnen. Die Aufgabe startet mit dem Vorhaben, etwas zu erledigen – mit der Zeit füllen wir diese mit Kommentaren, PDF-Dokumenten, Kontakten und Mails.
Darüber hinaus nutzen wir die Funktion „Teamwork“. Das ist ein Ordnersystem für das Speichern von Dateien. Ich scanne zum Beispiel meine Rechnungen ein und lege sie in einem bestimmten Rechnungsordner ab. Der Clou daran: Diese Dokumente kann ich dann wieder einer Firma zuordnen.

Ich nutze das ebenfalls gerne, um Checklisten zu hinterlegen. So kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bei der Frage „Wie schreibe ich noch einmal ein EKG?“ die passende Checkliste an jedem Arbeitsplatz abrufen.

Welche Funktionen von prima! haben Sie begeistert, sodass Sie sich für diese Lösung entschieden haben?
Das war die Funktion, dass Aufgaben, Kontakte und Ordner alle miteinander verbunden sind. Die einzelnen Möglichkeiten sind sinnvoll. Dass ich diese alle miteinander verknüpfen kann, ist absolut gut. Wir können so effektiver arbeiten.

Haben Sie sich die Demoversion vorab runtergeladen? Wie lief das?
Ja, das habe ich gemacht. Als ich das erste Mal auf die Software aufmerksam geworden bin, habe ich mir die Demoversion runtergeladen und mir einiges näher angeschaut.

War das der Kaufgrund?
Die Demoversion war ein kleiner Schritt Richtung Kaufentschluss. Überzeugt haben mich die kleinen Videos, die medatixx auf ihrer Website bereitstellt. Mit diesen Clips habe ich am meisten gelernt. Dadurch habe ich die Software dann auch gekauft.

 

Wir können so effektiver arbeiten.

 

Wie wurden Sie auf prima! aufmerksam?
Aufmerksam geworden bin ich auf prima! durch die Zeitschrift x.press.

Wie ist prima! in Ihren Praxisalltag integriert?
Wir haben die Software auf allen Computern installiert. Ich öffne prima! jeden Morgen, um zu schauen, welche Aufgaben anfallen. Außerdem kann ich abends einsehen, welche Aufgaben wie vorangeschritten sind.

Was ist Ihre Lieblingsfunktion?
Davon habe ich in diesem Interview schon viel geschwärmt: Die Verwaltung von Aufgaben finde ich klasse. Ich kann die Aufgaben beobachten und fortführen, bis sie beendet sind. Ein Fehler von mir war, dass ich früher immer alles selber gemacht habe. Ich bin jetzt dabei, vieles auf die Mitarbeitenden zu übertragen.

Eine weitere Funktion, die ich sehr schätze, ist das Aktivitätenjournal. Mit einem Klick verschaffe ich mir einen Überblick. Wenn zum Beispiel zwanzig Aufgaben aktuell laufen, sehe ich, wer wen angerufen hat oder wer was eingetragen hat.

Was hat sich in Ihrer Arbeit durch prima! verbessert?
Wir erledigen überhaupt erst mal Aufgaben, die vorher nicht gemacht worden sind. Diese sind oft vergessen worden und niemand wusste, in welchem Stadium bestimmte Aufgaben stehen. Jetzt haben wir einen besseren Durchblick: Ich sehe was gemacht worden ist und was noch getan werden muss.

 

Jetzt haben wir einen besseren Durchblick: Ich sehe was gemacht worden ist und was noch getan werden muss.

 

Gibt es heute noch Dinge, die Sie nicht mit prima! lösen können?
Grundsätzlich kann ich mit prima! alles lösen. Ich hätte aber zwei Wünsche: Ich würde gerne meine Aufgaben mit einem Terminkalender verknüpfen. So könnte ich dann sehen, wann welche Aufgaben anstehen. Mein zweites Anliegen ist eine mobile Optimierung. Ich würde gerne vom Handy aus mehr machen. Dazu hätte ich gerne eine App. Man kann zwar über den Browser des Handys auf die Software zugreifen, aber das ist nicht auf das Smartphone zugeschnitten. Außerdem könnte ich mir gut vorstellen, dass man die Praxissoftware medatixx mit der Praxismanagementsoftware prima! verbindet.

 

Ich bin mehr als zufrieden. Die ganze Praxisorganisation ist besser geworden. Es ist für mich nicht mehr wegzudenken.

 

Was ist Ihr Fazit zu prima!?
prima! hat unsere Arbeit erleichtert. Ich bin mehr als zufrieden. Die ganze Praxisorganisation ist besser geworden. Es ist für mich nicht mehr wegzudenken. Ich halte so eine Verwaltungssoftware sowohl für größere als auch für kleinere Praxen für unverzichtbar.

Darüber hinaus möchte ich noch die Kommunikation mit medatixx loben. Ich habe selten ein Unternehmen erlebt, bei dem meine Ansprechpartnerin immer zurückruft und Mails sofort beantwortet.

Herr Dr. Kilhey, vielen Dank für das Gespräch!
Das Interview führte Frederike Gramm.

Praxis Kilhey + Harbecke
Fachpraxis für Innere Medizin und Allgemeinmedizin
kilhey-harbecke.de