Dokumentbezüge verwalten

In der Hauptfunktion Administration werden alle wichtigen Einstellungen für die Benutzerverwaltung, DMS Teamwork, die Systemeinstellungen, die Betriebsstätte, die E-Mailverwaltung und das Archiv vorgenommen.

In diesem Kapitel wird der Menüpunkt DMS-Teamwork / Dokumentbezüge verwalten erläutert.

Im Abschnitt Dokumentbezüge verwalten können Sie Bezüge zu Kontakten, Aufgaben und Projekten erstellen und bearbeiten.

Klicken Sie in der Menüleiste auf die Programmfunktion Administration.

Wählen Sie im Abschnitt DMS Teamwork den Menüpunkt Dokumentbezüge verwalten.

Zu jedem Dokument können sogenannte Bezüge aus den Kontakten, Aufgaben oder Projekten erstellt werden. Jedem Dokument kann immer nur ein Bezug zugewiesen werden. In prima! nennen wir dies die Herstellung eines Bezugs.

Im Clip Dokumentenbezüge herstellen zeigen wir Ihnen eine Möglichkeit, wie Sie einen Bezug zwischen einem Dokument und einer Aufgabe herstellen können.

Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, einem Dokument einen Bezug zuzuordnen. Sie können Bezüge in Teamwork zu einer Aufgabe, einem Kontakt oder einem Projekt herstellen, oder in Aufgaben, Kontakten oder Projekten mit dem Abschnitt Dokumente arbeiten. In allen Fällen wird das Dokument in der Aufgabe, dem Kontakt oder dem Projekt im Abschnitt Dokumente angezeigt.

Die Herstellung eines Bezugs über Teamwork

Führen Sie einen Rechtsklick auf einem Dokument aus
Wählen Sie im Kontextmenü Bezüge zum Dokument erstellen.
Wählen Sie danach den Punkt Dokumentenbezüge bearbeiten.

Im Aktionsbereich wird das das Fenster Dokumentenbezüge angezeigt.

Markieren Sie im linken Bereich des Aktionsbereichs das Dokument (1) und wählen Sie im rechten Bildschirmbereich die gewünschte Bezugsart aus (2).

Markieren Sie den gewünschten Bezug - also einen Kontakt, eine Aufgabe oder ein Projekt (1) - und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen (2).

Der zugewiesene Bezug ist nun in der linken Hälfte des Aktionsbereichs in den Spalten Bezugsart und Bezugsname ersichtlich.

Ebenso wird das zugewiesene Dokument im Abschnitt Dokumente der ausgewählten Aufgabe, des Kontakts oder des Dokuments angezeigt.

Zuweisungen in Teamwork aufheben

Um eine Zuweisung aufzuheben markieren SIe das Dokument (1) und klicken danach auf die Schaltfläche Zuweisung aufheben.

Dokumentenbezüge im Abschnitt Dokumente herstellen und entfernen

Auch im Abschnitt Dokumente, der sich in Aufgaben, Kontakten und Projekten befindet, können Sie Dokumentenbezüge herstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aus Teamwork zuordnen, markieren Sie dort das gewünschte Dokument, und klicken Sie auf Auswählen.

Wenn Sie im Abschnitt Dokumente ein Dokument markieren, werden die Links am unteren linken Bildschirmrand aktiv.

Bezug entfernen	Der Dokumentenbezug wird entfernt. Das Dokument bleibt in Teamwork erhalten.
Weitere	Der Programmbereich Teamwork wird geöffnet.
Dokumenteninformationen	Die gelangen direkt in die Dokumenteninformationen des ausgewählten Dokuments
Speichern unter	Sie können das auswählte Dokument auf Ihrer Festplatte speichern
Entfernen	Mit einem Klick auf Entfernen wird das Dokument komplett gelöscht, auch in DMS Teamwork!